Comunicações do projeto - Stakeholders Manter Informado

Comunicação de status do projeto para os participantes do projeto deve ser realizada de forma contínua ao longo do ciclo de vida do projeto para garantir que todos tenham informações atualizadas. Um plano de comunicação deve ser parte de um plano geral do projeto e os tipos de trocas identificadas em que o plano pode consistir no seguinte:

- Status Relatórios de Projeto

- Orçamento Relatórios de Projeto

- Garantia de Qualidade Relatórios

- Variação relatórios de custos

- Variação agendar relatórios

- Utilização de recursos / Projeção Relatórios

- Alterar documentos de controle

- Avaliações de risco

- Questões em aberto / Relatórios itens de ação

- Semanal Projeto Agenda da Reunião de Status e Minutos

O plano de comunicação deve também destacar os principais componentes a seguir:

- Beneficiários de cada relatório

- Método de entrega de relatórios para cada destinatário (carta, email, etc)

- Freqüência de entrega de cada relatório para esses destinatários (diária, semanal, etc)

- Indivíduo responsável por preparar e distribuir cada relatório

Relatórios prática seria primeiramente considerada relatórios de status do projeto agendadas sem problemas significativos. Relatórios intercalares podem ser considerados marcação, mas necessária devido a uma questão importante que requer atenção imediata. Participantes do projeto não gostam de surpresas e em caso de circunstâncias extremamente significativos, que a informação deve ser comunicada imediatamente, especialmente se ele pode ter um impacto negativo no projeto.

Uma justificativa concebível para um relatório provisório seria a identificação de uma peça defeituosa que necessita entrar em contato com um fornecedor para reposição eo atraso pode afetar o cronograma do projeto. Outros cenários possíveis pode ser ter que contatar o provedor de serviço de Internet devido a um link de comunicação não sede que está afetando a produtividade do projeto ou a necessidade de solicitar financiamento adicional devido a exigências de novos projetos que recentemente veio à luz (aumento de escopo).

Os patrocinadores do projeto, clientes e outras partes interessadas, normalmente não requerem um nível igual de relatar detalhes em relação aos membros da equipe do projeto, mas eles ainda precisam estar cientes do progresso e problemas. O método de comunicação também pode depender de que o receptor é e a razão para a comunicação. Comunicação de certas informações por e-mail podem ser inadequadas e do gerente de projeto pode determinar, com base na criticidade e sensibilidade, que seria melhor para apresentá-la pessoalmente ao stakeholder. Gerenciando a exigência de comunicação de um projeto requer um entendimento claro de que sem uma comunicação eficaz entre todos os intervenientes, os elementos adicionais de risco são introduzidos o que poderia afetar a conclusão do projeto dentro de seu orçamento alocado e cronograma....